فاکتور رسمی، فاکتوری است که مورد تایید سازمان امور مالیاتی و دارایی است. در حال حاضر با پیشرفت‌های مختلف تکنولوژی در بخش‌های متنوع، امور مالی و حسابداری نیز با استفاده از نرم افزارهای مربوط انجام می‌شود. بنابراین عده زیادی از فروشندگان از نرم افزارهای حسابداری برای صدور فاکتورهای رسمی نیز استفاده می‌کنند. نرم افزار حسابداری هوشمند نوین یکی از انواع نرم افزارهای حسابداری است که می‌توانید از آن برای صدور انواع فاکتورها استفاده کنید. نکته قابل ذکر این است که صدور فاکتورهای رسمی به بزرگی و یا کوچکی واحد تجاری شما ارتباطی ندارد. بنابراین هر خریداری می‌تواند در برابر وجوه پرداختی خود، درخواست صدور فاکتور داشته باشد. در صورتی که فروشنده، این فاکتور را برای خریدار محصول، صادر نکند مشمول جرایم خواهد شد.
فاکتور رسمی چیست و چه تفاوتی با فاکتور غیر رسمی دارد؟
فاکتورهای رسمی به انواعی از فاکتورها گفته می‌شود که بر اساس قواعد و اصول مورد نظر وزارت اقتصاد و دارایی تنظیم شده باشند. این فاکتورها مورد تایید سازمان امور مالیاتی و دارایی نیز هستند؛ اما در برابر این اسناد، فاکتورهای غیر رسمی واقع می‌شوند که تنها برای اطلاع مشتریان محصولات و خدمات فراهم می‌شوند بنابراین دارای استانداردهای لازم برای تایید دارایی نیز نیستند.
فاکتور رسمی فروش چگونه تهیه می‌شود؟
در حال حاضر و با توجه به رشد فناوری‌های نرم افزاری، می‌توان انواع مختلف فاکتورهای رسمی را با استفاده از این امکانات ایجاد نمود؛ بنابراین فروشندگان مختلف می‌توانند با استفاده از نرم افزار حسابداری هوشمند نوین اشکال مختلف فاکتورهای فروشگاهی، رسمی، غیر رسمی، پیش فاکتور و… مورد نظر خود را تهیه کنند.
لازم است بدانید که فاکتورهای رسمی و صادر کردن آن‌ها برای تمامی فروشندگان و صاحبان کسب وکارهای تجاری و بنگاه‌های کوچک و بزرگ اقتصادی و واحدهای خدماتی، ضروری است، چراکه تمامی این بخش‌ها مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده هستند، بنابراین و به طور کلی می‌توان گفت اگر کسب وکار تجاری و یا خدماتی شما مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده باشد لازم است حتما در عوض پرداخت‌های مشتریان خود، به آن‌ها فاکتورهای رسمی ارائه دهید. برای مطالعه بیشتر در این زمینه می‌توانید به مقاله «محاسبات VAT( مالیات بر ارزش فزوده) در ایران چگونه است؟» مراجعه نمایید.
فاکتور رسمی مورد تایید دارایی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
لازم است بدانید که تمامی فاکتورها مورد تایید سازمان دارایی قرار نمی‌گیرند. تنها اسنادی توسط این سازمان تایید می‌شوند که چندین ویژگی داشته باشند. از جمله این ویژگی‌ها می‌توان موارد زیر را نام برد.
شماره سریال
انواعی از فاکتورهای رسمی مورد تایید دارایی قرار می‌گیرند که نوع چاپ شماره سریال در آن‌ها مناسب و بر طبق قواعد است. در حقیقت می‌توان گفت این نکته مهم‌ترین مشخصه و یا ویژگی فاکتورهای رسمی مورد تایید این سازمان است. شماره سریال در این نوع از اسناد مالی باید با رنگ قرمز و با کمی برجستگی چاپ شود که بتوان به راحتی، آن را از میان دیگر اسناد و فاکتورها، تشخیص داد.
اطلاعات خریدار و فروشنده
فاکتورهای رسمی باید دارای اطلاعاتی از قبیل کد اقتصادی، کد ملی، شماره ثبت، آدرس کامل، کد پستی، شماره تلفن و … برای هر دو طرف معامله یعنی خریدار و فروشنده محصولات و یا خدمات باشند.
تخفیفات، مالیات، عوارض
یکی دیگر از ویژگی‌هایی که لازم است در مورد فاکتورهای رسمی مورد تایید دارایی به آن اشاره شود این است که تمامی کالاها و یا خدمات شما در بنگاه تجاری و یا سازمان خدماتی‌تان باید به همراه قیمت آن‌ها و هم‌چنین تعداد این موارد، به طور کامل در فاکتور، توضیح داده شوند. لازم است حتما تخفیفات شما برای ارائه خدمات و فروش کالاهای خود نیز در فاکتور منظور گردد و سپس مالیات بر ارزش افزوده آن‌ها نیز مورد محاسبه دقیق قرار بگیرد و در فاکتور مورد نظر، درج گردد.
امضا و مهر
در فاکتورهای رسمی باید مهر و امضا بدون هیچ گونه خط خوردگی وجود داشته باشد. در غیر این صورت چنین سندی مورد تایید دارایی قرار نخواهد گرفت.
فاکتور صوری چیست؟
فاکتورهای صوری از انواع فاکتورهای غیر قانونی به شمار می‌روند و صدور آن‌ها نیز بر خلاف قانون است. در صورتی که سازمان امور مالیاتی این اسناد را تشخیص دهد باعث بروز مشکلات و تدوین جرایمی برای فرد صادر کننده خواهد شد.
فاکتورهای صوری چطور شناسایی می‌شوند؟
سازمان امور مالیاتی از طریق انجام روش‌هایی، می‌تواند به تشخیص فاکتور صوری از فاکتور غیر صوری دست بزند. در ابتدا این سازمان با بررسی فروشندگان کالا و خدمات می‌تواند صوری بودن یا نبودن یک شرکت را تشخیص دهد. سازمان امور مالیاتی، هم‌چنین به بررسی این نکته می‌پردازد که فروشندگان، فاکتور مورد نظر را از طریق واحدهای تجاری و خدماتی غیر فعال صادر نکرده باشند و شناسه ملی و صحت آن را نیز بررسی می‌کند. بررسی اعتبار گواهی ارزش افزوده و سنجیدن تناسب میان کالا و خدمات ارائه شده در فاکتور با فعالیت صادر کننده آن، بررسی اسناد حمل بار و بارنامه‌ها، بررسی مستندات پرداخت‌های صورت گرفته، از قبیل چک‌های بانکی، فیش‌های واریزی و دیگر اسناد مالی نیز از راهکارهای سازمان امور مالیاتی برای تشخیص فاکتورهای صوری از فاکتورهای غیر صوری هستند.
سخن آخر
در این مقاله به این موضوع اشاره شد که فاکتور رسمی چگونه فاکتوری است و چه کاربردی دارد. از طرف دیگر به بیان این نکته پرداختیم که تمامی فروشندگان و صاحبان بنگاه‌های کوچک و بزرگ اقتصادی و یا شرکت‌های خدماتی که مشمول مالیات بر ارزش افزوده می‌شوند لازم است حتما به صدور این فاکتورها دست بزنند. در ادامه به بیان ویژگی‌هایی پرداختیم که فاکتورهای رسمی و مورد تایید دارایی باید داشته باشند که از جمله آن‌ها می‌توان شماره سریال مناسب، اطلاعات کامل خریدار و فروشنده، امضا و مهر و… اشاره کرد و سپس به بیان فاکتورهای صوری و نحوه شناسایی آن‌ها توسط سازمان امور مالیاتی پرداختیم. یکی از نکات قابل ذکر دیگر در این زمینه این است که امروزه انواع مختلفی از نرم افزارهای حسابداری به وجود آمده‌اند که می‌توانند فرایند صدور این فاکتورها را تسریع و تسهیل نمایند. از جمله این نرم افزارهای جدید، می‌توان نرم افزار حسابداری هوشمند نوین را نام برد. با استفاده از این سیستم، صاحبان کسب وکارهای مختلف تجاری و خدماتی در صدور فاکتورهای مختلف با اشکال متنوع، مشکلی نخواهند داشت.
منبع: https://www.hnovin.com/official-invoice/
