مدیریت هزینه یکی از اساسی‌ترین امور هر شرکت است که عدم توجه به آن می‌تواند زیان‌های جبران‌ناپذیری به بار آورد. رسیدگی به این مقوله در کسب‌و‌کارها عموما بر عهده حسابدار قرار دارد و یک حسابدار می‌تواند با مدیریت صحیح هزینه‌ها، یک کسب‌و‌کار نوپا را به یک شرکت موفق تبدیل کند و سود زیادی را برای آن به ارمغان داشته باشد. در این مطلب قصد داریم به تعریف و بررسی انواع هزینه‌ها و بپردازیم و نقش مدیریت آنها را در موفقیت کسب‌و‌کارها بررسی کنیم. با ما همراه باشید.
هزینه چیست؟
در حسابداری مفهوم هزینه به حسابهای موقتی اطلاق می‌شود که ماهیت آنها بدهکار باشد؛ به بیان دیگر هزینه‌بهایی است که هر شرکت به منظور کسب درآمد پرداخت می‌کند. محاسبه میزان درآمد و هزینه‌ها و همچنین مدیریت آنها در هر دوره مالی اهمیت بسیار زیادی دارد ویکی از مهمترین وظایف بخش حسابداری شرکت‌ها محسوب می‌گردد. در حال حاضر با هوشمند شدن اغلب فرآیندهای حسابداری، مدیریت این قبیل موارد نسبت به گذشته بسیار سادهتر شده است. به عنوان مثال نرم افزار حسابداری هوشمند نوین یکی از بهترین نرم‌افزارهایی است که می‌تواند در این زمینه مورد استفاده قرار بگیرد.
برای درک بهتر مفهوم هزینه لازم است با یکی از بهترین دسته‌بندی‌های آن آشنا شوید. البته لازم به ذکر است که هزینه با طبقه‌بندی‌های مختلفی مطالعه می‌شود که در ادامه به یکی از ساده‌ترین آنها خواهیم پرداخت. هزینه به طور کلی به دو دسته هزینه‌های ثابت و هزینه‌های متغیر تقسیم می‌شود که این دسته‌بندی در نرم افزار حسابداری شرکتی نیز کاربرد دارد. اما منظور از هریک از این هزینه‌ها چیست؟ در ادامه به این سؤال پاسخ خواهیم داد.
– هزینه ثابت
هزینه‌های ثابت در هر شرکت آن دسته از هزینه‌هایی هستند که با میزان تولیدات یا میزان ارائه خدمات آن شرکت ارتباطی ندارند و طی یک دوره مالی ثابت خواهند ماند. به این ترتیب می‌توان گفت که این هزینه‌ها به خروجی یک بیزینس و درآمد آن وابسته نیستند که یکی از مهمترین راه‌های تفکیک هزینه ثابت از متغیر نیز همین مسئله خواهد بود. نکته‌ای که در این مورد لازم است به آن توجه شود این است که مبلغ این هزینه‌ها ممکن است طی یک دوره مالی تغییر کند؛ مثلا هزینه برق مصرفی یک شرکت به طور کلی یک هزینه ثابت محسوب می‌شود که ممکن است مبلغ آن به ازای هر ماه متفاوت باشد.
هزینه‌های ثابت ممکن است تنها یک بار و به منظور سرمایه‌گذاری انجام شوند و یا اینکه در هر دوره مالی به صورت مستمر پرداخت شوند. به عنوان مثال خرید زمین، تهیه ماشین‌ها تجهیزات کارخانه و همچنین خرید تجهیزات اداری از جمله هزینه‌های ثابتی هستند که تنها یک بار پرداخت می‌شوند. اما حقوق کارمندان و کارگران، بیمه کارکنان، هزینه اینترنت مصرفی شرکت و هزینه‌هایی از این دست نیز جزئی از هزینه‌های ثابت هستند که لازم است به صورت مداوم پرداخت شوند.
– هزینه متغیر
تعریف هزینه‌های متغیر عکس هزینه‌های ثابت خواهد بود، به این صورت که میزان تولیدات یا میزان ارائه خدمات ارائه شده هر شرکت مستقیما بر روی این هزینه‌ها تأثیر دارند. یکی از مثال‌هایی که در این زمینه می‌توان عنوان کرد میزان تولیدات کارخانه است که با افزایش ساعت کاری کارگران بر آن افزوده خواهد شد و در عین حال هزینه اضافه کاری نیز باید به کارمندان یا کارگران پرداخت شود. هزینه خرید مواد اولیه برای تولیدات، هزینه جابجایی و حمل و نقل محصولات، هزینه متریال مصرفی کارخانه و پرداخت حقوق اضافه کاری کارمندان و کارگران شرکت از رایج‌ترین مثال‌هایی هستند که در این زمینه می‌توان عنوان کرد.
مدیریت هزینه چیست؟
مدیریت هزینه یکی از انواع حسابداری مدیریتی محسوب می‌شود که طی آن هزینه‌های شرکت پیش‌بینی و مدیریت خواهند شد؛ به بیان دیگر مدیریت هزینه بودجه شرکت را کنترل می‌کند و از طریق کاهش هزینه‌ها سعی در افزایش سود شرکت دارد. در فرآیند مدیریت هزینه‌ها اطلاعات جامعی از هزینه‌های شرکت جمع‌آوری شده و این اطلاعات به صورت جزء به جزء با استفاده از تکنیک‌های حسابداری کنترل خواهند شد تا از سرمایه شرکت در جهت صحیح و مطلوب بهره‌برداری شده و از تکرار هزینه‌های نابجا در آینده اجتناب گردد. در حال حاضر استفاده از نرم افزار حسابداری پیشرفته تا حدود زیادی انجام این فرآیند را تسهیل کرده است. همچنین مطالعه مقاله اهمیت حسابداری و مدیریت مالی در رشد و سود دهی کسب و کارها می‌تواند در این زمینه سودمند باشد.
اهمیت مدیریت هزینه‌ها و درآمدها
مدیریت هزینه‌ها و درآمدها از مهم ترین بخش‌های مدیریت سازمانی است که می‌تواند در میزان موفقیت شرکت‌ها به طور مؤثری نقش داشته باشد. این فرآیند از طریق برنامه‌ریزی و برآوردهای مالی صورت می‌گیرد تا شرکت بتواند از طریق سرمایه‌گذاری و تأمین مالی صحیح و کنترل شده با بودجه در نظر گرفته شده در جهت پیشبرد برنامه‌ها اقدام کند. هرگونه خطا و عدم مدیریت صحیح در این بخش می‌تواند شرکت را از مسیر پیشرفت خارج کرده و هزینه‌های غیرقابل جبرانی به شرکت تحمیل کند. بنابراین کنترل بودجه و هزینه‌های شرکت تا حدود زیادی به این فرآیند وابسته است. اما مدیریت درآمد و هزینه‌ها چه مزایایی می‌تواند داشته باشد؟
چند مورد از مهمترین مزایای این بخش از مدیریت به شرح زیر است:
– افزایش کارایی و بهره‌وری
– به تصویر کشیدن مسیر پیشرفت شرکت
– طبقه‌بندی اطلاعات برای استفاده‌های مدیریتی
– پیش‌بینی روند و پیشرفت برنامه‌های شرکت
– نمایش عملکرد زمان و هزینه‌های صرف شده
– ثبت و تحلیل هزینه‌ها و مقایسه آنها با استانداردهای موجود
– ارائه تصویری صحیح از ضعف‌های سازمان و تصحیح آنها با برنامه‌ریزی مجدد
– پیش‌بینی کسری بودجه و جبران آن از طریق برنامه‌ریزی مالی صحیح
مزایای نرم افزار مدیریت هزینه
مدیریت و کنترل هزینه‌ها در گذشته فرآیندی به نسبت دشوار و زمان بر بود که انرژی زیادی می‌طلبید؛ اما در حال حاضر با وجود نرم‌افزارهایی که به همین منظور طراحی شدهاند، این ضعف‌ها تا حدود زیادی جبران شده و می‌توان چنین فرآیندهایی را با سرعت و دقت بیشتری به انجام رساند. در دوره کنونی اکثر سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ برای تسهیل این فرآیند از نرم‌افزارهای مدیریت هزینه استفاده می‌کنند که این امر به سرعت پیشرفت این شرکت‌ها کمک کرده است.
مدیریت هزینه ها و درآمدها و ارتباط آن با نرم افزار حسابداری
نرم‌افزارهای حسابداری به منظور ثبت هزینه‌ها و تسهیل امور حسابداری تهیه شدهاند، با این حال به دلیل تجمیع اطلاعات مالی در این نرم‌افزارها، امکان کنترل صحیح هزینه‌ها و درآمدهای شرکت از طریق آنها وجود دارد. با استفاده از این نرم‌افزارها می‌توان به جزئیات اطلاعات مالی در هر دوره مالی به آسانی و در کمترین زمان دست پیدا کرد و از این طریق با مقایسه هزینه‌های دوره‌های مالی مختلف، تصویر صحیحی از پیشرفت شرکت به دست آورد.
استاندارد مدیریت هزینه در نرم افزار حسابداری
با توجه به استانداردهای بین المللی، بخش مدیریت هزینه در نرم افزار مدیریت هزینه هوشمند نوین نیز به 4 صورت به شما در مدیریت مالی کمک می‌کند.
برنامه‌ریزی مدیریت هزینه
برای برنامه‌ریزی ابتدا هزینه‌های غیرمستقیم (هزینه‌های ثابت مانند حقوق، اجاره دفتر) و هزینه‌های مستقیم (هزینه‌های منابع و مواد مصرفی در طی عملیات) در نظر گرفته می‌شود. با توجه به این اطلاعات، مدیران برنامه‌هایی راهبردی برای کنترل هزینه‌ها اتخاذ می‌کنند.
تخمین هزینه‌ها
در این مرحله دو دسته اطلاعات مهم استخراج می‌شود:
• تخمین هزینه‌های عملیات‌ها
• تعیین پایه و اساس برآوردهای فرآیند تخمین هزینه
با داشتن یک نرمافزار حسابداری انجام این پروسه با دقت و سرعت بالاتری انجام می‌شود.
تعیین بودجه
اطلاعات بدست‌آمده در مرحله قبل در نرم افزار حسابداری سازماندهی می‌شود و با تجمیع تمام این داده‌ها بودجه کل پروژه محاسبه می‌شود. به این هزینه‌یابی، خط مبنای هزینه گفته می‌شود.
کنترل هزینه
در این مرحله با ایجاد یک راهبرد با داده‌های استخراج شده و پیشبرد آن در عملیات، هزینه‌های پروژه را کنترل می‌کنند.
در این مرحله نکاتی را باید در نظر گرفت:
• پایان دادن پروژه با بودجه تعیین شده
• امکان تغییر در بودجه و خط مبنای هزینه
• شناسایی احتمال انحراف در خط مبنای هزینه
• جلوگیری از امکان تغیر تصویب نشده در هزینه‌ها
مدیریت هزینه در پروژه چیست؟
مدیریت هزینه راهی برای کنترل هزینه‌های مازاد است که شامل هزینه عملیات‌ها، هزینه‌های اضافه در کنار خرج‌های داخلی و بعضا خارجی مشاغلتان می‌شود. بنابراین، اولین کاری که باید انجام دهید این است که تمام هزینه‌های ثابت و متغیر را برآورد کنید. این هزینه ها می‌تواند به سادگی از گزارشات مالی و اطلاعاتی که نرم افزار حسابداری به شما می‌دهد به دست بیاید. هنگامی که این ارقام را به دست آوردید، می‌توانید به راحتی داده‌های مالی مورد نیاز خود را در نرم افزار حسابداری هوشمند نوین بررسی و کنترل کنید.
ملاحظات اصلی برای مدیریت هزینه
یک برنامه مدیریت هزینه، باید تمام متغیرهایی را که بر بودجه تأثیر می‌گذارد، در نظر بگیرد. همچنین هزینه‌های ثابت مانند هزینه اقتصادی تیم‌ها را در خود جای دهد. همه این موارد باید محاسبه شود تا بدانید میزان هزینه‌های مالی خالص شما چقدر است تا بودجه‌‍بندی هزینه بر اساس نیاز هر قسمت به درستی انجام شود.
آخرین و مهمترین مورد، زیان سرمایه‌گذاران است. افزایش هزینه مشکلی است که بسیاری از شرکت‌ها با آن روبرو هستند و این موضوع به صاحبان مشاغل و سرمایه‌گذاران زیان می‌رساند. هنگام تدوین برنامه مدیریت هزینه خود، ذینفع‌ها را باید در نظر داشته باشید. آنها باید در جریان امور مالی قرار گیرند و گزارشات جامعی با جزئیاتی کامل دریافت کنند تا از احتمال میزان سود یا ضرر آگاه شوند که این کار از طریق برنامه حسابداری هوشمند نوین به سهولت قابل اجرا است.
سخن آخر
مدیریت هزینه از مهمترین فرآیندهای هر شرکت است که به میزان بسیار زیادی در روند پیشرفت مالی شرکت‌ها نقش دارد. عدم توجه به این مقوله ممکن است خسارت‌ها و زیان‌های جبران‌ناپذیری برای شرکت به بار آورد و جایگاه شرکت را به طور کلی متزلزل سازد. در این مقاله به بررسی جزئیات مدیریت هزینه و اهمیت آن پرداختیم و همچنین نقش نرم‌افزارهای حسابداری را در تسریع و تسهیل این فرآیند عنوان کردیم. امیدواریم مطالب این مقاله برای شما مفید واقع شده باشد.
منبع:
