مردم ، مسائل شما
یکی از موارد بسیار جالب در مورد استفاده از برنامه حسابداری مشاغل کوچک این است که باعث کاهش تکرار ورود اطلاعات می شود. به عنوان مثال ، برای ایجاد پرونده مشتری ، جای خالی ها را پر می کنید ، دیگر نیازی نیست که دوباره آن کد پستی را جستجو کنید. هنگامی که شما نیاز به استفاده از مشتری در معامله دارید ، در لیست ظاهر می شود. در مورد فروشندگان ، کالاها یا خدمات و کارمندان نیز همین کار را می کند. دیگر پر کردن پرونده های کارت یا صفحه گسترده کثیف نیست.
وقتی پرونده مشتری را تکمیل کردید و شروع به ایجاد فاکتورها ، ارسال صورتحسابها و ضبط هزینه های قابل پرداخت کردید ، تمام این اقدامات در یک سابقه در داخل رکورد شما ظاهر می شوند. برخی از ابزارها ، مانند کتاب Zoho ، نقشه ای از موقعیت مکانی فرد یا شرکت را نشان می دهند و به شما امکان می دهند زمینه های خود را بسازید تا بتوانید اطلاعات تکمیلی را که برای شما مهم است (از زمان مشتری ، تولد و سایر مواردی از این دست) ردیابی کنید.
اگر کارمندانی دارید که با استفاده از روش دیگری به آنها پرداخت کرده اید ، پس از آنکه مجبور شوید اطلاعات تاریخچه حقوق و دستمزد را وارد کنید ، راه اندازی حقوق و دستمزد می تواند کمی وقت و تلاش کند. حتی وقتی تازه کار را با جبران خسارت کارمندان شروع می کنید ، زمینه زیادی برای پوشش وجود دارد. این ابزار به جزئیات دقیقی درباره مواردی مانند الزامات مالیاتی در حقوق و دستمزد ، مزایای ارائه شده و چرخه پرداخت نیاز دارد. بسیاری از ابزارهای حسابداری مشاغل کوچک با این کار کمکهای شخصی ارائه می دهند ، و همه آنها دقیقاً مشخص می کنند که چه کاری باید انجام شود قبل از اجرای اولین حقوق و دستمزد خود. (البته توجه داشته باشید که برخی از ابزارهای مذکور قابلیت دریافت حقوق و دستمزد را ندارند.)
انجام حداقل تنظیمات و سپس پرش به ایجاد فاکتورها ، پرداخت قبض و پذیرش پرداختها امکان پذیر است. تمام خدمات موجود در اینجا به شما امکان می دهد مشتریانی ، فروشندگان و محصولاتی را که می خواهید برای انجام معاملات انجام دهید اضافه کنید (لازم است که به هر حال این کار را انجام دهید تا رشد کنید و به بانک اطلاعاتی تماس و موجودی خود بیفزایید). شما فقط باید تصمیم بگیرید که آیا می خواهید وقت خود را برای ساختن سوابق خود به صورت مقدماتی بگذرانید یا زمانی که در میانه فروش هستید یا فرم های خرید را سپری کنید.
بیشتر ابزارهای حسابداری مشاغل کوچک این گزینه را برای وارد کردن لیستهای موجود در قالبهایی مانند CSV و XLS ارائه می دهند. آنها ابزار نقشه برداری را فراهم می کنند تا مطمئن شوند همه چیز به درستی وارد می شود. این روش در بعضی از ابزارها بهتر از سایرین است.
جابجایی پول و محصولات
حسابداران دوست دارند از عباراتی مانند حساب های دریافتنی و حساب های قابل پرداخت برای توصیف عناصر اصلی حسابداری استفاده کنند: ثبت و پیگیری درآمد و هزینه ها یا ردیابی فروش و خرید. ابزارهای حسابداری مشاغل کوچک برای جلوگیری از چنین اصطلاحاتی به گونه ای طراحی شده اند که از افرادی که به همان زبان حرفه ای حسابداری استفاده نمی کنند ، استفاده شود.
این ابزارها به شما امکان می دهند هرگونه معامله ای را که احتمالاً نیاز به یک تجارت کوچک دارد به راحتی ایجاد کنید. رایج ترین آنها فاکتورها و صورتحساب ها است و کلیه خدماتی که ما بررسی کردیم از آنها پشتیبانی می کند. ابزارهایی مانند Xero و Zoho Books فراتر می روند و به شما امکان می دهد فرم های پیشرفته تری مانند سفارش خرید ، رسید فروش ، یادداشت اعتباری و بیانیه تولید کنید. آنها قالب هایی برای این فرم های آنلاین ارائه می دهند که شبیه به همتایان مقاله خود هستند. تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که جای خالی ها را پر کنید و از لیست مشتریان و مواردی را انتخاب کنید.
به عنوان مثال ، یک فاکتور را تکمیل کنید ، گزینه های مختلفی دارید. می توانید آن را به عنوان پیش نویس یا نسخه نهایی ذخیره کنید و یا آن را چاپ کنید یا به آن ایمیل دهید. اگر دومی را انجام دهید و با یک پردازنده پرداخت رابطه برقرار کرده اید ، فاکتور شما می تواند شامل یک مقاله خرد باشد که توضیح می دهد مشتری چگونه می تواند پرداخت را از طریق کارت اعتباری یا برداشت بانکی بازگرداند. می توانید نسخه PDF فاکتور را ایجاد کنید ، آن را کپی کنید ، مبلغی را روی آن ضبط کنید یا تنظیم کنید تا در یک برنامه منظم تکرار شود.
همه اشکال موجود در این ابزارها به طور مشابه کار می کنند. این ابزارها همچنین به هزینه های شرکت شما توجه ویژه ای دارند - نه قبض هایی که وارد می کنید و می پردازید بلکه سایر خریدهایی که انجام می دهید. این منطقه ای از منابع مالی شما است که در صورت عدم نظارت به راحتی می توانید از کنترل خارج شوید. بنابراین ، ابزارهای حسابداری مشاغل کوچک بر آنها نظارت می کنند ، آنها را با انواع هزینه ها تقسیم می کنند و آنها را با درآمد خود با استفاده از مبلغ و نمودارهای رنگارنگ مقایسه می کنند.
به عنوان مثال اگر در حال مسافرت هستید و هزینه های مرتبط متعددی در جاده دارید ، پس می توانید با تلفن هوشمند خود از رسیدها عکس بگیرید. برخی از ابزارها فقط این رسیدها را به فرم هزینه وارد شده دستی وصل می کنند. برخی دیگر ، مانند Intuit QuickBooks Online ، در واقع رسیدها را "خوانده" و برخی از داده های آنها (تاریخ ، فروشنده ، مبلغ) را به فرم هزینه منتقل می کنند.
همانطور که قبلاً نیز اشاره کردیم ، یکی از کارهای تنظیم شما شامل ایجاد پرونده هایی است که حاوی اطلاعاتی در مورد محصولات و خدماتی است که می فروشید تا بتوانید از آنها در معاملات استفاده کنید. اینها از نظر پیچیدگی متفاوت هستند ، بنابراین شما باید تفاوتها را قبل از اینکه با یک ابزار یا ابزار دیگر بروید ، درک کنید. برخی ، مانند Kashoo ، به سادگی به شما امکان می دهند سوابق توصیفی را حفظ کنید. سایر موارد ، مانند Intuit QuickBooks Online ، بیشتر پیش می روند. آنها می پرسند چه تعداد از کالاهایی را که موجودی دارید در هنگام ایجاد رکورد ایجاد می کنید و برای سفارش مجدد در چه نقطه ای باید هشدار دهید. سپس آنها actua می کنند
